※ 이 글은 부산지역 SFC에서 발행한 'SFC 지도자 지침서'에서 발췌한 내용입니다.
I. 위원장
◆ 위원장 : 본 운동을 총괄하며 대표한다(전국 SFC 규약 8조). 제반 회의의 의장이 된다.
◆ 위원장이란 직분은 제일 겸손해야 하는 직분으로서 다른 누구보다도 신앙의 사람이어야 한다. 모세와 같은 늘 하나님과 대화하는 자로서 그 조직에 향하시는 하나님의 뜻을 민감히 파악해야 한다.
◆ 위원장은 신앙적 요소 뿐만 아니라 관리 원리에 입각한 계획력, 조직력, 지휘력, 조정력, 통제력 등을 갖추어야 하며 위원론에 입각한 일반적 이론과 실제에 해박해야 된다. 특히 자질 면에서 동기유발 능력이 위원장의 필수 요소라고 할 수 있다. 그 밖에도 회의 진행기술, 정치역량 등을 겸비해야 한다.
◆ 그리고 위원장은 다른 위원들에게 끊임없이 대화로, 전화로, 편지로, 기도로 비전과 헌신의 의욕들을 고취시켜 주어야 한다. 특별히 위원회 때마다 강한 메시지를 준비해 회무처리에 들어가기 전에 위원들의 마음을 정화할 필요가 있다. 위원장이 흔들리면 모두가 흔들림을 알고 언제나 굳건한 모습을 내외적으로 갖추어야 한다.
◆ 위원장의 필독서로는 『SFC 이념과 실제』,『지도자 지침서』,『예배학』,『조직행위론』,『조직관리』,『회의법 개론』 등이 있다.
1. 총괄자로서
1) 조직의 제반 문제점을 관찰, 발견하고 해결해야 된다. 이를 위해서 자신의 견해 뿐만 아니라 구(舊)위원, 선배, 교역자, 운동원(구성원), 타 위원들의 의견을 폭넓게 수용해여야 한다.
2) 이에 따라 어떻게 이끌어 갈 것인가에 대한 전반적인 대한(지침)을 다음과 같이 구분하여 마련한다.
- 일년 간의 목표 설정 : 임기 동안에 현실적이고 중점적으로 실행해야 될 사항들을 목표로 설정하고 그 밖의 경상(일반)사업들과 함께 뚜렷한 운영 방침과 이에 따른 대안을 마련해야 한다(표어, 목적, 목표, 목표에 따른 실천 사항, 사업내용).
- 일년 간의 Plan 작성 : 그런 뒤에 구체적 실천을 위해서 여러 사업 및 위원회 등의 날짜와 장소, 개요 등 운영 방법안(월별 실천 사항)을 마련한다.
3) 위원장은 조직 내에서 일어나는 모든 일을 알고 있어야 할 뿐 아니라 대외적인 일에도 정보를 늘 수집해 가지고 있어야 한다. 또한 대내적으로 모든 것을 지시하고 있어야 한다. 이를 위한 한 방편으로 상임위원, 분과위원, 개교회 위원장, 서기, 각 지구 위원장과 서기로부터 늘 보고를 받는다. 참고로 위원장은 위원장 노트를 별도로 마련, 작성해 차기 위원장에게 전수해 시행 착오 없이 효율적으로 일처리를 할 수 있게 한다.
2. 대표자로서
1) 언행이 정숙해서 타인의 모범이 되어야 하며 신뢰를 유지하여야 한다.
2) 행사나 사업시 각종 손님, 강사, 선배 등을 초청, 교섭, 사례 문제를 준비하고 섭외하여야 한다.
3) 각종 집회 및 장소 교섭(사용 허가 청원서) 및 식사와 간식 의뢰의 책임을 진다.
4) 사업의 구체적인 시간 사용 계획을 수집한다.
5) 모든 제반 사항에 대한 책임을 진다(계획, 추진, 협조, 결과, 의의 또는 효과).
6) 조직을 소개할 내용을 준비하고 있어야 한다. 여러 유형의 모임에서, 맡고 있는 조직에 대한 소개를 요청해 올 때를 대비하기 위해 조직의 제상황 목표, 사업들을 늘 숙지하고 있어야 한다.
3. 모임 인도자로서의 위원장에 대한 제언
교회 주일학교(중˙고˙대) 예배나 순례 예배, 특강 시의 경건회 인도나 강의, 수련회 때의 예배, 특강시 예배 인도자 및 사회자, 진행자들이 유념하고 있어야 할 사항
1) 강사선정
거의 모든 예배나 집회시의 강사를 선정할 때는 우선 그는 반드시 영적으로 복음적인 입장에서 자격을 갖춘 사람이어야 하며, SFC의 강령에 동의하는 자이어야 한다. 가능하면 그 조직을 이해하며 운동원들이 이해할 수 있는 말을 하는 사람을 찾으라. 그는 지성적인 면에서 정직해야 되며, 성경을 현실 세계에 관련시킬 수 있어야 한다.
※ 일시 방문하는 강사들의 경우 Check List
A. 자격
a. SFC의 강령에 동의할 수 있어야 한다.
b. 운동원들의 사고에 대해 합리적인 인식을 갖고 있어야 한다.
B. 강사들에게 연락하는데 포함되어야 할 것들
a. 모임의 목적
b. 성경 구절 혹은 주제. 하지만 너무 많이 제고하여 강사가 자유를 잃어서는 안 된다.
특별한 사항이 있으면 그것을 지적해 두라.
c. 모임 시작 시간, 또는 그가 도착해야 할 시간
d. 그의 메시지를 위해 준비되어 있는 시간
e. 모임의 대략적 규모
f. 그 모임에서 믿지 않는 이들과 초신자 등의 대략적인 비율
g. 운동원들의 구성과 그들의 신앙 성숙도가 어느 정도이며, 대개의 가치관등을 간략히 소개한다.
또한 그 조직이 직면한 특별한 문제가 있으면 그것도 설명한다.
h. 또 그 조직이 일년 계획에 대한 간략한 개요를 말하며 그의 메시지가 전체에 있어서
어디에 맞추어야 할지를 알게 한다.
i. 모임 장소를 분명히 지적하여 어디서 주차를 해야 되고, 누가 그분을 언제 어디서 만나게 될지를 말해 준다.
j. 일반적으로 말해서 강사더러 '자신의 마음 속에 있는 생각대로' 준비해 오라고 부탁하지 말라.
그 모임에 필요한 것에 대해 부탁하라.
k. 바쁜 강사인 경우는 그 조직의 위원과 접촉할 수 있도록 연락처를 정하여 두라.
적어도 두 사람 이상의 주소나 전화번호를 제시한다.
m. 강사가 멀리서 오는 경우 숙소를 준비해두고, 사례금을 주게 된다면 넌지시 그것을 알리라.
적어도 교통비 정도는 제공하라. 이 돈은 강의가 끝난 후 즉시 주어야 한다.
n. 그가 체제하는 인터뷰, 만찬 초대, 차 제공 등과 같은 기타의 어떤 기회가 있다면 그것을 제안하라
C. 강사가 도착한 후
a. 그의 이름을 알고 있으라.
b. 한 사람이 그를 항상 수행해야 한다(섭외 담당).
c. 그 모임의 상세한 내용(수련회라면 지금까지의 경과)을 다시 한 번 더 이야기 하라.
특히 그가 메시지의 결말을 어떻게 맺을 것인지에 대한 이야기를 하라.
결말도 중요하지만 어떻게 강의를 진행할 것인가에 대한 것과 그 강의 내용이 대략 어떤 것인지 물어보고
준비자의 의도와 방향이 맞지 않는 경우 재조정 해줄 것을 겸손히 부탁하고 강의 진행에 대한 협력 사항을
문의(ex : 칠판이 필요하십니까?)하여 협조한다.
D. 사후에 감사편지를 보내어 계속적인 기도 후원과 우리 SFC 운동을 사랑할 수 있는 흔적을 남겨두자.
편지의 내용은 강의 내용도 포함하면 좋다.
2) 모임 그 자체를 위한 계획
SFC의 모임이 잘 계획되어 거기 참석한 이들에게서 존중 받는 식으로 진행될 수 있어야 한다. SFC의 모임은 주님을 사랑하는 열정으로 가득찰 수 있어야 하고, 거기에는 찬양과 기도와 주의 말씀을 사모하는 모습이 있어야 한다(고전 14:26). SFC 모임 자체가 아름다움을 창조하며 예수 그리스도의 품성을 담은 곳이어야 한다. 이러한 SFC의 모습에서 새로운 영혼의 탄생과 재생산을 기대할 수 있기 때문이다. 이러한 분위기에서 자신의 의지를 하나님께 드리며 세계 복음화의 환상을 그리며 재도전 하는 역사가 일어날 수 있기 때문이다. 하지만 우리 SFC 모임에 참석했다가 무디게 엉성하게 진행되는 모임에 환멸을 느낀 나머지 다시는 돌아오지 않게 되는 경우가 많았던 것이다. 이것은 누구의 책임인가?
SFC 모임 중에 가장 절실하고 필요한 것들 중의 하나는 모임이 크고 작고 간에 상관하지 않고 좀 더 힘이 차고, 그리스도 중심의, 그리고 성령의 인도를 따르는 모임인 것이다. 거기서 학생들은 기쁨과 유익을 얻고 마음 속으로는 다음 모임에도 빠질 수 없다는 결론을 맺고 모임을 떠나게 될 것이다. 이는 곧 개혁주의 교회 건설과 학원과 국가의 복음화, 세계의 복음화에 도전하는 역사를 낳게 하는 귀중한 모습이라 여겨지므로 이와 같은 류의 SFC 모임이 점점 더 생겨나 우리로 하여금 잘 준비하여 SFC 운동을 살펴가며 섬게 해달라고 기도하자.
(1) 모임 전 기도회
예배를 위하여 준비하는 마음을 시작 몇 십분 전에 특별 기도회를 갖는다면 도움이 될 것이다. 그러나 예배의 장소와 같은 그 자리에서 갖는 것은 좋지 않다. 모임 전 기도회는 다른 분위기에서 조그맣고 외진 장소를 선정하는 것이 좋다. 가능하다면 강사로 하여금 이 기도시간에 같이 할 수 있게 초청하라.
(2) 사회
모임을 인도하는 사람을 택할 때는 그 사람이 예수 그리스도께 얼마나 헌신하여 그 운동의 맥락을 잘 알고 있는 가를 보아야 하고, 이 운동과 함께 하고 있으며 은혜스럽게 진행해 나갈 수 있는 자격자로 내세울 수 있어야 하겠다. 매번 모임을 독점하는 이는 한 번쯤 타인을 고려해 볼 수 있어야 한다.
(3) 순서
예배 모임의 프로그램 순서를 주의 깊게 짜도록 하라. 모임의 모든 부분을 계산에 넣도록 하라. 전도 집회의 경우, 찬송 대신 가스펠 송으로, 그리고 대중 기도는 그리 필요한 순서는 아니며 오히려 처음 참석자로 하여금 위화감을 줄 수 있다.
(4) 찬송 선곡에 대한 힌트
a. 찬송가에 대하여 기초적인 지식을 습득한 사람이 반드시 인도할 수 있어야 한다.
b. 청중들의 마음. 분위기를 생각하라.
c. 모임의 주제(설교 제목)을 생각하며 선정하라
(5) 특송(특별음악)
사전에 특송을 제안 받거나 반대로 요청해서 프로그램에 특송 순서를 가질 수 있는데, 이 때는 그 모임의 주제와 과련된 목적을 가지라. 그저 순서 넣는 데만 의의를 갖거나 재능을 내보이려는 의도, 혹은 오락을 위하여 가져서는 안 된다.
(6) 찬송에 대한 추가적 지침
준비 찬송이나 프로그램 사이사이의 찬양(수련회 시)은 시간의 갭을 채우기 위한 수단이어서는 안 된다. 어디까지나 찬송은 기도이어야 하고 우리의 신앙고백이어야 한다. 가스펠 송이라도 장난기 섞여 부르는 것은 좋지 않다.
3) 사회자를 위한 제안
(1) 기본 전제
모임에 참석한 이들이 그 모임에서 가장 큰 유익을 얻을 때는 바로 그들이 자신이 생각했을 때 모임이 잘 계획되었으며 어느 정도의 통제는 있으나 유연하고 그들이 보낸 시간이 낭비가 아니라 오히려 잘 활용되었다고 느껴졌을 경우이다. 이것은 곧 리더가 맡아야 할 과업이다. 잘 짜여진 계획이라도 리더가 모임 참석자들에게 그러한 확신을 심어주지 못했다면 완전히 실패로 끝날 수가 있다.
리더는 그 차림새나 자세, 목소리 그리고 얼굴 표정이나 말씨 등을 가지고서 모임에 온 사람들에게 영향을 끼칠 수 있다. 한 사람의 모습이 얼마나 중요한지 늘 기억해 볼 수 있어야 한다. 우리 SFC 운동은 자신이 너무 용감하게 나서고, 나타났던 몇 가지 서글픈 현상들 때문에 그 얼마나 많은 사람들이 이 운동을 두고 떠나버렸는지 한 번 돌아봐야 한다.
(2) 제안
- 모임이 시작되어야 할 시간 보다 적어도 30분 전에 도착하라.
- 모임 전 기도회에 적어도 시작하는 몇 분 동안은 참석하라.
- 모임에 온 사람들과 인사하라.
- 입구에 안내 위원들으 두어 도착하는 사람들에게 미리 환영하도록 하며 특히 처음으로 온 사람들에겐 더욱 그리하자.
- 모임이 크든 작든 이름표를 사용하는 게 좋겠다. 이름은 먼 거리에서도 잘 보일 수 있게 크게 쓰고 모임이 끝나고 갈 때 다시 수거해 다음에 다시 사용하라.
- 제 시간에 시작하고 제 시간에 마쳐라.
- 모인 사람들을 똑바로 쳐다보되, 따뜻하고 우연한 자세로 웃음을 지어 보임으로 그들에게 개인적인 관심이 있음을 나타내어라.
- 목소리의 크기는 중요하다. 너무 작게 말하며 소심하게 보일 수 있고, 들을 수 없는 사람들은 답답해 할 것이다. 너무 크면 긴장과 불안감을 전달해 줄 수 있다.
- 짤막한 환영의 말을 하도록 한다.
- 훌륭하게 진행되는 모임음 "형식적"일 필요가 없음을 기억하라 폭넓고 다양한 융형의 모임이 합당할 것이다. 하지만 시간을 잘 관리하기 위하여 다소 형식적일 필요가 있다.
- 찬양 : 미리 찬양 인도자와 반주자를 정해 놓아야 한다. 찬양곡이 정해졌다면, 그 사람들에게 알려줘야 할 것이다. 어색하게 부르는 찬양은 모임을 힘빠지게 한다. 즉석에서 부를 찬양을 택하는 것은 위험하다(ex 같이 부르고 싶은 찬송이 있으면 말씀해 주세요 등). 시간이 충분하다면 한 곡, 한 곡마다 간단한 평을 곁들여서 소개하면 모임에 학생들의 이해를 도울 수 있으며, 왜 찬양해야 하는 가를 알도록 할 필요가 있다. 그러나 많은 주의가 필요하다.
- 광고 : 광고에 관심을 갖도록 흥미있게 하라. 모임 중에 광고로 많은 시간을 소비하지 말고 광고지에 고시해서 나누어 주든지 벽보를 이용해서 시각적인 광고를 하도록 하라. 지혜롭게 광고를 하는 것은 많은 유익을 가져온다. 많은 시간을 허비할 만큼 광고가 비중을 두어야 할 부분은 아니다. 특히 수련회 시 광고가 많다는 것은 그만큼 준비가 안 되어 있고 진행이 엉성하다는 증거이다.
- 강사를 소개하라. "ㅇㅇㅇ씨는 소개하지 않아도 될 줄 압니다."는 식으로 하지 말라. 그것보다는 그 사람에 관하여 몇 가지 사실을 제시함으로써 듣는 이들에게 그 사람이 신뢰할 만한 사람으로 인정토록 하라. 반대로 그 사람의 생애를 전기식으로 말해주려고 하지 말라. 모인 학생들은 그의 메시지를 들으러 온 것이지 그 사람에 대하여 알고자하여 나온 것이 아니기 때문이다. 강사에 대하여 다음과 같은 상황을 정확하고 분명하게 전달하라. 이름과 직함. 현재 직위. SFC 운동과의 관계.
- 모임에 참석한 사람들에게 그 강사에게 인사할 것을 권하고, 모임을 마치고 처음 참석한 사람들에게는 이리저리 돌아 다니며 모든 사람들과 얼굴을 익히도록 권하라.
4) SFC 모임 평가 확인 목록
『예배위원』 혹은 『예배분과 위원』의 운동원이 주관하고 몇몇 예배 관리자가 함께 수고하면 더욱 효율적일 것이다.
(1) 모임 전에
- 위원들은 지난 모임에 일년 동안의 전체 계획에 얼마만큼 조화를 이루었느냐에 대해서 명확히 알고 있었는가?
- 강사(만약에 강사가 있었다면)는 언제 도착해야 하고 어디다 주차하며 모임 장소로 오는 길목은 어찌되며 그 장소가 어디인지 분명히 알고 있었는가?
- 모임을 위해 기도로 준비해 왔었는가?
- 이름표가 준비되어 있는가?
- 적어도 두사람(남녀 각 1인)의 안내위원들이 모임 시작 전에 사람들이 입장 시에 환영하여 맞이 했는가?
- 그렇다면 처음 나온 사람에게는 특별한 환영의 순서 시간이 있었는가? 또 기존 운동원이 그를 인도했는가? 아니면 그 사람 홀로 내버려 두었는가?
- 모임이 시작되기 전에 활력있는 대화들이 오고 갔는가?
(2) 모임 중에
- 제 시간에 시작했는가?
- 제 시간에 마쳤는가?
- 리더의 옷 차림새, 목소리, 억양, 열정, 자세는 어떠했는가?
- 참석한 운동원 상호간에 적절한 소개와 인사가 있었는가?
- 그 모임을 이끄는 입장에서 몇 사람의 운동원이 참여했는가? 혹시 한 사람이 진행하는 쇼와 같지는 않았는가?
- 찬양: 힘이 있었는가? 아니면 그저 그랬거나 죽은 듯이 단조로왔는가?
- 왜 찬양을 해야 하는지 운동원들이 분명히 인식하고 있었는가?
- 광고를 분명히 했는가? 열정을 가지고 했는가? 효과적으로 했는가?
- 참석한 운동원들이 성경을 가지고 왔었는가? 비치된 성경은 있었는가?
- 강사 소개는 잘 되었으며 강사는 열의를 가지고 했는가?
- 강사에게 주어진 시간은 충분했는가?
- 청중은 함께 참여했는가? 아니면 활발치 못하게 앉아잇기만 했는가?
(3) 모임이 끝난 후에
- 운동원들 상호간에 서로 이야기 하며 이리저리 교제했는가? 아니면 서로 분리되었은가?
- 처음 참석한 사람을 돌보며 예수 그리스도와 SFC에 대한 간략한 소개와 권유를 했는가?
- 강사가 있었다면 운동원들이 그에게 어떤 반응을 보였는가?
- 양육(Fellow up)을 위해 처음 온 사람들의 이름과 주소, 전화번호, 학교, 학년 등은 파악했는가?
- 어떤 외로워 하는 학생이 홀로 집에 가도록 내버려 두지는 않았는가?
- 운동원의 출석을 점검하는 사람이 있어서 지난번 모임에는 나왔지만 이번에는 나오지 않는 사람이 있는지 알아보았는가?
4. 지도자로서의 위원장 지침
1) 지도자의 내용적 분류
- 민주형 : 집단 스스로가 목표를 결정하며 이와 같은 지도자가 이끄는 집단은 창조적, 생산적, 우호적, 적극적 참여, 공동의식, 객관적 가치관, 공동책임감을 그 특징으로 한다.
<참고> 민주주의적 리더십 : 이는 집단 활동에 대한 피지도자의 이해를 높여 자발적 협력을 가능한 한 추진함으로써 집단의 목적을 달성하려는 특징을 갖고 있다. 즉 지도자가 선두에 나서 집단을 이끌어 간다기 보다는 자발적으로 문제를 해결하려는 의욕을 집단 성원 사이에 고취하며 지도자 자신은 문제 해결의 자원자로서 행동한다는 것을 기본 방침으로 한다.
- 전제형 : 목표를 지도자가 결정하며 이는 비생산적, 의존적, 소극적 참여, 적개심, 주관적 가치관을 그 특징으로 한다.
<참고> 권위주의적 리더십 : 이는 지도자가 집단 활동에 관한 모든 정보를 파악하며 그의 지시에 의해 모든 활동이 이루어지는 형태를 취한다. 피지도자를 접근은 시켜도 정보를 주지 않는가는 것이 그 기본적 특징이다.
- 방임형 : 무감각과 비생산적, 방관적, 무책임, 무관여를 특징으로 하고 개인이나 집단의 목표를 정하다 해도 아무런 상관을 지니지 않게 된다.
<참고> 자유방임적 리더십 : 이는 문자 그대로 집단 활동을 집단 성원에게 일임하고 지도자는 방관자적 입장에서 될 수록 간섭을 하지 않는다는 형태를 취한다.
2) 유능한 리더
- 문제의식, 문제해결능력이 있어야 한다.
- 위치, 능력의 과시 유혹 배제
- 상황 판단에 민감
- 타인과 융화하는 지도력이 있어야 한다.
- 리더십을 분산키시는 의욕이 있어야 한다.
- 앞에 나서지 않고 뒤에 머물러 앉아 지도해야 한다.
- 쉽게 실망하지 않고 의지적, 견인적이어야 한다.
- 앞날을 내다볼 수 있는 안목이 있어야 한다.
- 교육적 능력 소유
- 대중의 요구를 파악할 수 있어야 한다.
- 제도화, 조직화의 능력 소유
- 개인의 자아 문제에 대한 반성과 함께 자기 수양을 계속 쌓을 수 있어야 한다.
3) 의사 결정의 의의
- 의사 결정이란 선택 과정이다.
- 성공적인 지도자의 능력이 된다.
- 의사 결정은 압력을 받는 가운데서도 쉽게 내려야 하며 또한 건전해야 한다.
- 우유부단하고 결단력이 없는 사람은 훌륭한 서기는 될지언정 훌륭한 지도자는 될 수 없다.
4) 문제해결의 법칙
- 문제를 분명히 알아야 한다. 성취 목표 또는 당면 문제를 결정한다.
- 그 상황에 대해 알려진 사실을 모다 몇 가지 가능한 해결책을 목록화.
- 어떤 부수적인 사실들이 필요한가를 결정해서 그것을 수집할 수 있도록 계획을 세운다.
- 손에 닿는 모든 유용한 사실을 가지고 이런 사실 가능한 해결책을 열심히 생각한다.
- 잠복기를 마련해 본다. 즉 당분간 그 문제를 잊어버리고 다른 문제로 마음을 돌려보는 것이다.
- 그 문제를 재검토해서 잠복기 동안에 떠올랐던 아이디어에 기초를 두고 결정을 내린다.
5) 동기 유발 방법
- 자신의 선입관과 편견 인식
- 위원들의 위치를 알게 해줄 것
- 적절한 시게에 칭찬
- 아랫 사람을 걱정해 줄 것
- 아랫 사람을 수단이 아닌 목적으로 인식하라.
- 일부러 아랫 사람을 도와주기 위해 노력하라.
- 아랫 사람들을 위해 책임을 져주라.
- 독립심을 키워주고 표현의 자유를 허락하라.
- 신뢰감을 보여주라.
- 아랫 사람을 얕보지 마라.
- 타인들 앞에서 야단치지 마라.
- 자기 이익에만 전념하고 있는 듯한 인상을 주지마라.
- 편애 금지
- 결정을 내리는데 주저하지 마라.
- 독창력 격려
II. 부위원장
◆ 부위원장 : 위원장을 보좌하고 유고 시 직무를 대리한다.
◆ 부위원장이란 직분은 한 마디로 기도의 직분이라고 할 수 있다. 따라서 기도에 강한 무릎을 가지고 있어야 한다. 기도의 대상으로서 사업과 위원, 구서우언, 지도 교역자, 선배들을 위한 기도 리스트를 작성해 얍복강의 야곱과 같이 끊임없이 하나님과 기도해야 한다. 구성원이, 위원이 흔들릴 때, 사업이 위태로운 때는 더욱어 간절히 기도해야 하는 것은 두말 할 여지가 없다. 그들을 찾아가는 발과, 같이 기도하는 무릎이 있어야 하며 무엇보다도 모든 것(사업, 사람)에 대한 깊은 애착이 있어야 한다.
◆ 또 부위원장은 이에 필요한 상담기술과 사물(특히 재정)과 현상(인적, 사업, 상황)을 날카롭게 파악할 수 있는 눈을 가지고 있어야 한다. 이것이 무딜 때는 기도도 무디어서 날카롭게 파고드는 힘이 상실 될 것이다. 그리고 부위원장은 조직내 영적 분위기 조성자가 되어야 한다.
1. 남부위원장
1) 위원장 보좌
- 제 3의 입장에서 위원장과 위원들의 업무 상황을 체크, 분석, 평가해 조력 및 조언을 해주며 통제, 조정의 역할을 담당한다.
- 대외적인 활동으로서 간사, 선배, 상하위 조직, 기타 조직으로부터의 소식, 정보 등의 교환 업무를 담당한다.
- 그와 관련된 각종 자료를 수집·분석·평가·적용·보관의 업무를 담당한다.
- 구성원과 위원, 위원과 위원 사이의 교량 역할을 통해 상호간 이해를 촉진시킨다. 특히 모임(위원회나 행사)에 대한 인식이 위원이나 구성원에게 잘 되어 있는지 확인하는 일(전화 등)을 맡도록 한다. 또 그들의 고민들과 문제점을 파악하여 상담, 기도해 주어서 그런 이들이 신앙생활에 그리고 맡은 일에 지장이 되지 않도록 한다.
- 구성원과 위원 신상카드를 작성해 주인정사항을 파악, 활용한다.
2) 위원장 대리로서
- 대외적으로는 위원장을 대신해서 상급기관의 위원회에 참석하거나 외부 기관 또는 인사를 방문, 교섭한다.
- 위원장을 대신해 예배(위원회, 정기대회, 주일예배, 순례예배, 기타 행사시의 경건회 등)의 사회를 보거나, 간단한 업무를 주재한다.
- 위원장 유고시 그 직무를 대리한다. 따라서 부위원장은 위원장의 직무를 잘 이해하고 있어야 하며 예배학, 외의법, 관리론, 리더론 등의 이론과 실제도 겸비해야 한다.
2. 여부위원장
- 남부위원장과 마찬가지로 신상카드를 작성, 활용한다. 경조의를 물질로 표하는 것은 주로 여부위원장이 맡는다.
- 앨범 편집, 야사록 편찬, 역사적 정통성 연구를 하며 거기에 관한 자료들을 보관한다.
- 모임 및 행사, 위원회 준비 상황을 점검한다.
- 구성원 및 위원의 친교와 섭외를 담당한다.
- 그 밖의 것은 남부위원장 직무 참고.
III. 총무 : 집행위원장
◆ 총무 : 본 운동의 사업을 집행하고 각 분과를 통괄한다.
◆ 총무라는 직분은 자동차의 엔진과 바퀴 같은 것이어서 왕성한 활동력을 가지고 있어야 한다. 그러나 늘 업무에 분주하다 보면 자신의 가정과 학업, 신앙을 소홀히 해 그 어떤 불이익이나 불화를 초래할 수 있으므로 특별히 이에 대한 주의를 요한다. 그리고 긍정적이고 능동적이며 적극적 태도를 가지고 있어야 한다. 또 심장에서 뿜어내는 피와 같은 것이어서 온 몸 구석구석까지 찾아다니며 생물학적 피의 역할을 그대로 해야 한다.
◆ 총무는 제반 사업들을 기획 집행하기 위해서 다방면의 업무 지식 및 능력을 소유하고 있어야 하며 제반 상황을 통합하고 분석하고 평가를 마친 뒤 치밀한 계획을 세워 실행함에 있어서는 과감하고도 신속한 모습을 보여야 된다. 또한 총무는 이를 뒷받침하기 위한 제도화, 조직화를 할 수 있는 능력이 있어야 하며 일을 분담시켜, 어떤 특정한 위원 혼자 과중한 업무를 감당한느 것을 막고 각 부서 간의 임무를 잘 조정해 효율적인 일 처리가 되도록 하는 조정력 및 융화력을 가지고 있어야 한다. 그리고 업무에 대한 감독 및 지휘까지 감당한다. 또한 상황판단에 민감해 신속히 대처할 수 있어야 한다. 총무는 무슨 일에 대해 생각, 고민만 해서는 안되고 부지런히, 즉각 손발을 움직여야만 한다.
◆ 총무는 특히 위치나 능력을 과시하려는 유혹을 배제해야 되며 늘 하나님과의 교제와 일에 대한 목적 의식을 가지고 있어야 쉽게 좌절하지 않고 계속적으로 신선한 능력을 공급받을 수 있다. 또한 가현적 현상을 단순한 사고만이 아닌 영적 견해로 볼 수 있어야 한다. 일만 잘한다고 해서 누구나 총무가 되는 것은 아니다.
1. 업무자료 분석 및 운용
- 업무의 계획, 실행, 평가에 도움되는 업무 자료들을 수집하여 분석해 사업에 적용시키도록 한다.
- 각종 집회 시 현황(경과)보고를 할 수 있도록 늘 전체 사업 상황을 파악하고 있어야 한다. 이를 위해서 별도로 사업일지를 두고 사업명, 계획 및 추진 내용(예결산 포함), 타부서 협조 사항, 구체적인 프로그램(강사, 진행된 시간, 내용, 진행상 문제점 등), 결과(참석 인원수, 효과, 반응, 개선점 등 기타) 의견등을 기록해 두고 차기 총무에게 전수한다.
- 전체 사업 운영에 대한 시안을 세부적으로 작성한다(근거자료 제시).
2. 분과활동
- 사업수행 상 필요시 분과 위원이나 전문위원을 위촉해 그들에게 수집된 자료를 제공해 주며 그 업무를 감독한다.
- 분과별로 사업계획서(연간, 월별, 행사별)를 수립케 하거나 직접 수립해 효율적인 업무 관리 및 인력 관리가 되게 한다. 특히 수련회 때에는 프로그램 운영계획에 따른 분과별 운영 계획안이 필수적으로 운용되어야 한다.
3. 업무 집행 및 관리
- 위원회 시 안건 제출 및 결정 사항을 집행(추진)한다.
- 업무계획(프로그램 포함)시 위원장 및 관계자가 협력해 작성하고 타부서에 위임시키거나 협조를 구한다.
- 각종 행사 시 운영계획안에 따른 예산 산출의 근거를 마련해 예산 집행을 통제한다.
- 업무 전체를 진행하고 타 부서를 컨트롤한다.
- 교안 또는 가이드북 작성에 따른 원고를 수집 또는 작성해 편집 및 발간은 사무분과나 서기에게 위임한다.
- 운동원의 대변자가 되어야 한다. 더 나아가서 매개자로서 운동원 요구를 늘 파악해 위원들에게 전달해야 한다.
- 총무는 업무 계획 시 개인별(가정, 학교, 사설학원, 기타), 교회별, 지구별 특수성을 고려하여 그들의 요청과 상황에 부응한 계획들과 프로그램 등ㅇ을 개발해야 한다.
- 총무가 알고 있는 계획은 모든 위원들이 알고 있어야 한다. 계획에 대한 주지 및 효율적 업무분담을 위해서 필요하다. 수직적(종적) 조직, 점조직이 되어서는 안 된다.
- 모든 프로그램 진행 전에 준비 사항을 꼭 점검하도록 한다. 이 사전 점검에 소홀히 하면 막상 일에 부딪혔을 때 신속한 대책이 곤란할 때 많다. 수련회 시 사전에 철저한 답사와 준비물품 구비 여부, 강사의 내왕 여부 등을 파악해야 한다.
IV. 서기
◆ 서기 : 본 운동의 제반 사무를 관장하며 기록과 작성, 보관을 하고 문서수발 및 연락, 인장 관리 등을 담당한다.
◆ 서기 직분은 그야말로 핏줄, 전화선, 도로망 같은 것이다. 그리고 서기는 모든 역사의 기록자이며 보관자이며 전수자이다. 따라서 서기가 그 직분을 소홀히 할 때는 전화가 불통이고 상호가 무소식이 만연되어 조직의 유기성이 상실된다. 혈액 순환이 자되고 못됨 같이 서기의 문서 활동 정도에 따라 그 조직이 살아 보이느냐 죽어 보이느냐를 좌우하게 된다.
◆ 서기는 따라서 부지런한 손과 발을 무엇보다도 필요로 한다. 그뿐 아니라 특별히 서기는 기능직이기 때문에 그에 따른 회의 진행법 숙지와 아울러 회의록 기록법, 각종 보고서 양식 등 문서 관리에 대한 지식도 갖추어야 하고 제 문서 및 교안, 교재, 주보, 기관지 등의 편집 및 발간 기술도 가지고 있어야 한다. 그리고 문자로 주로 그 업무가 구성되어 있으므로단어를 풍부하고 정확하게 알고 있어야 한다. 필독서로는 회의진행법, 맞춤법 통일안, 문서관리, 자료관리 인쇄물 편집론 등 각종 도안 자료 등이 있다.
1. 서기
1) 각종 서류 및 문서 관리
- 각종 서류를 비치서류, 참고서류, 진행서류, 결재서류 등으로 분류한다.
- 비치서류 : 출석부, 위원·운동원 신상카드 및 별도의 주소록, 선배 주소록, 정기대회록, 위원회의록, 초안 회의록, 문서접수철 발송대장, 발송공문철, 청구서철, 영수증철
- 비치서류 등을 항목별로 분류해서 목록을 만든 뒤 파일 등으로 견고하게 보관한다.
- 문서 수발시 교단 주소록이나 각종 주소록을 사전 수집해 이용한다. 주소가 변경되므로 이를 추적해야 한다. 이를 위해서 상호 협조체제가 있어야 한다.
2) 각종 인장관리 및 보관 : 관인, 직인, 계인, 발송인, 정정인, 수발인, 결재인, 기타 고무인 스템프, 인주 등
3) 각종 회의록 작성 및 행사시 일지 기록관리
4) 기타 : 각종 서식 구비, 도안자료, 사무용품 관리
※ 각종 서류 및 인장들은 개인 집에 보관하지 말고 교회 또는 사무실에 보관한다.
※ 중요서류(선배 주소록, 각종 회의록 등 기록물)는 분실을 대비해 복사본을 따로 보관하도록 한다.
2. 부서기
◆ 서기를 정·부로 두는 조직도 있지만 조직이 조금 커지면 기록서기(부), 통신서기(정)로 나누기도 한다. 이럴 때는 서기, 부서기 항에서 언급되는 직무들을 영역에 맞게 분담하면 될 것이다.
1) 기록서기로서
- 위원회록을 작성하고 출석점호하며 불참 통지서를 발한다.
- 정식 기록 외에 전반적인 사항을 별도의 노트(야사록)에 기록한다.
2) 부서기로서
- 서기를 도와 공문서 발송 등을 담당한다.
- 잘 출석하지 않는 구성원들에게 주보나 기관지, 행사 안내문, 편지 등을 발송하거나 안부전화를 한다.
- 서기 유고시 그 업무를 대리한다. 따라서 서기 업무도 숙지하고 있어야 한다.
V. 회계
◆ 회계는 자동차에 있어서 가솔린(연료)이라 할 수 있는 재정(현금, 기타 유동자산)의 확보, 유지, 관리하는 직책으로서 돈궤를 맡고 있으므로 항상 시험에 들지 않도록 주의해야 하며 수치의 정확성을 기하며, 도난, 분식하지 않도록 보관에 유념해야 한다.
◆ 회계라는 업무는 상당히 전문화되어 있어서, 단순한 재정의 입출 행위만을 보고 쉽다고 생각하는 것은 큰 오산이다. 회계의 필독서로는 『상업일반1』『상업부기1』『회계이론』『회계학원리』『재정학 개론』등이 있다.
◆ 재정의 입출시 즉시 장부에 기록하는 것은 바람직한데 보조 장부를 운용해 우선 거기에다 임시로 순서적으로 기록해두었다가 원 장부에 이기하는 것이 좋다. 그리고 장부 뿐만 아니라 보조할 수 있는 재정청구서(철)등을 활용하면 더욱 신빙성 있고, 정확한 기록을 할 수 있다. 재정 청구서 양식은 시중에 많이 나와 있으니 그것을 활용하면 될 것이다.
1. 정(正)회계의 임무
대개 큰 조직을 제외하고는 회계 업무를 정회계가 다 감당할 수 있으며 역할은 그다지 중요하지가 않음이 여러 조직체 운영상 드러났다. 그러므로 여기에서는 부회계의 역할을 고려하지 않은 회계의 임무를 알아보기로 한다.
- 회계는 회계의 필수 지참물인 현금(재정) 및 장부를 보관, 관리하며 일차적으로 이에 대한 책임을 진다. 그리고 꼭 재정뿐만 아니라 현금화 될 수 있는 물품(ex. 판매용품, 책자, 배지, 기타 기념품 등)을 관리하며 그 입출의 상황을 기록해 손익 또는 손실의 여부를 결산시 파악할 수 있어야 한다.
- 예산 편성대로 재정의 입출을 관리하고 필요시 적절한 조치를 취해 규모있는 예산 집행이 되게 한다. 예산 편성표 운용에 대한 구체적인 것은 제 4장에 다루기로 한다. 그리고 1년 또는 크고 작은 행사시 별도의 예산계획을 세워, 그 계획을 입안하고 꼭 참석해 예산의 흐름 및 규모, 그에 따른 수입원 확보 방법을 강구, 치밀한 지출 계획을 작성한다. 불참 시에는 꼭 참석자 중, 일의 흐름에 능통한 자(ex. 총무)를 별도로 만나 계획 시 중점적으로 논의했던 사항과 예산액 책정 과정 등을 소개 받아야 한다. 이런 이들을 소홀히 했을 때는 규모 없는 씀씀이가 될 수 있다.
- 회계는 모임에 참석할 때마다 늘 현금을 모임 규모나 성격에 알맞게 지참하고 있어야 한다. 이미 지출이 다 된 모임(행사)일지라도 부득불 돌발적으로 소요될 수가 있으므로 여분의 현금을 지참하도록 한다.
- 그리고 위원회 때는 항상 회계장부를 지참하고 그 동안의 수입 지출에 관한 보고를 할 수 있어야 한다.
- 월마다 또는 분기별로 정기적으로 위원장과 지도부장의 점검을 받고 사인을 받는 것이 좋다.
- 임기 동안의 결산, 즉 회계로서 한 해의 꽃이라고 할 수 있는 정기대회용 결산보고서는 수치 계산 방법, 그 양식의 통일문제, 계정 과목 등이 따르므로 뒤에 별도로 다루기로 한다.
2. 부회계의 임무
조직이 방대하거나 또는 운영상 부회계를 두어야 할 필요가 있게 된다. 예를 들면 조직의 구조상 판매해야 할 물품들의 구매, 판매의 빈도가 많고 그 종류와 금액이 많을 때는 부회계란 명칭 대신 판매회계라는 명칭으로 둘 수도 있다. 그러나 이때는 별도의 장부와 결산이 필요하다. 왜냐하면 이때는 손익과 손실이 발생할 수 있기 때문이다. 대체로 부회계의 임무는 다음과 같다.
- 일단의 큰 임무는 부회계로서 회계를 돕는 일이다. 즉, 회비 독촉이나 수납, 재정조성(찬조금, 기타 수업수익금), 재정 지출 시 돕는 일 등을 할 수 있다.
- 회계 유고 시 그 업무를 대행한다. 이러한 이유들로서 부회계도 회계의 업무 및 예산의 규모, 흐름, 성격 등을 잘 알고 있어야 한다. 그리고 "부" 라는 글자에 너무 신경을 써허 할 일 없이 지내는 일이 없도록 해야 한다.
- 비상금을 지참하는 일, 보조장부 관리 등의 업무를 부회계에 이관시키는 경우가 있는데, 회계 업무의 일관성과 효율성을 오히려 해치게 되므로 바람직하지 못하다. 따라서 이러한 업무들은 그대로 회계가 맡도록 한다.
◆ 다른 부서에서 재정청구가 있을 때에는 꼭 회계를 통해서 현금이 지출되어야 하고, 이때는 필히 위원장(유고시 부위원장)의 허락을 득한 후에 지출한다. 이 점을 회계는 꼭 명심하고 있어야 되는데 그 이유는, 위원장은 모든 실무의 책임자이며 예산의 집행 정도를 알고 있어야 하는 의무와 권리가 있기 때문이다. 그리고 수시로 위원장이 필요에 의해 현 재정 상황을 알고자 할 때에는 여기에 응할 수 있도록 매사에 틈틈히 회계에 관한 모든 상황을 정리해 두어야 한다.
◆ 회계가 직접 지출 행위를 단독으로 하는 것보다 부회계와 여부위원장을 동반하는 것이 여러모로 효과적이다.
◆ 무엇보다는 회계는 재정을 규모있게 쓴느 것도 중요하지만 재정을 확보하는 일은 그보다 더 중요하며 회계의 능력은 대체로 여기에서 평가된다고 해도 과언은 아니다. 정기적인 수입원(예, 주일 예배헌금 등)이 없는 기관에서의 회계의 그 일은 특히 그 조직의 활동성까지도 좌우하는 일이 될 수도 있다. 강한 마음을 갖고서 회원, 교회(지구, 개체, 지방)들을 독촉해서라도 규정된 회비를 거두어 들여야 한다. 월회비제로 되어 있는 경우, 그 밖에 노회, 지방, 교회 등의 상위 기관 보조금을 최대한 짧은 시간에 최대 금액을 타내어 재정이 궁핍하지 않게 하여야 한다. 즉 회계는 부지런히 손, 발, 입 등을 움직여 재정을 확보하는 일이 큰 책임이다.
◆ 그리고 경상적인 지출(예, 위원회 시 다과비, 정기적인 간행물 발간비, 규칙적인 물품구입비 등)액수 규모가 작은 경우는 위원장의 허락 없이도 회계 나름대로 지출할 수 있게 한다. 그 외적인 것을 회계가 사전 허락없이 지출 했을 때 사후에 결재 받을 수 있으나 함부로 재정을 남용하거나 운용상 위험이 따를 때는 회계가 책임을 져야 한다.
3. 회계의 일반원칙
- 안정성 : 회계 처리에 있어서 몇 개의 선택 가능한 방벙이 있는 경우에는 건전한 방법에 따라야 한다.
- 명료성 : 재무제표 서식 및 과목과 회계의 용어는 이해하기 쉽도록 간단 명료하게 표시하여야 한다. 즉, 회계 기록자나 소수의 위원들만이 공감하며 이해하는 양식이나 용어가 아니라 비관계자라 할지라도 객관적으로 100%에 가깝게 이해할 수 있는 용어와 양식이 되어야 하고 부득이한 경우 전문적인 용어를 쓸 경우는 그 뜻을 설명해 주어야 한다.
- 중요성 :회계처리와 재무제표의 작성에 있어서 과목과 금액은 중요성에 따라 실용적인 방법에 의하여 결정하여야 한다. 즉, 하계 수련회 제경비 등은 그 의의나 중요성이나 금액이 크므로 행사비로 설장하지 않고 별도의 한 계정으로 설정해 다른 계정 과목과 함께 운용한다.
- 신뢰성 : 바로 영수증 첨부제도와 재정 청구서를 운용하면 된다. 이 신뢰성이란 재무 제표에 표시될 자료와 정보를 신뢰할 수 있도록 객관적인 증거나 자료에 의하여 공정하게 처리하여야 함을 말한다.
-계속성 : 회계 처리 기준과 절차를 계혹하여 운영하고 정당한 사유없이 이를 변경하여서는 안 된다. 이 말은 회계처리 방침과 방법들이 큰 불편이 없는 이상 몇 년이고 지속해서 유지되도록 하는 것으로 함부로 바꾸지 않도록 해야 됨을 의미한다. 바꾸지 않아야 전년도 금년도 재정의 규모나 비중 등의 합리적 비교가 가능하고 예산을 짜는 데도 편리하기 때문이다. 이 점은 지금 각 교회조직, 기타 단체에서 잘 지켜지지 않고 있는 실정이다.
4. 계정과목
계속성과 중요성의 원칙에서 언급했듯이 그 조직의 특성을 잘 살려 가급적이면 지속적인 계정 과목을 설정해야 한다. 한 가지 유의할 것은 과목 구분시 한 과목이 이중적인 성격을 띠지 않도록 하며, 그 계정과목에 들어가는 해당 항목들은 일련의 유사성이나 관계를 가지고 있어야 한다. 계정과목의 분류는 수입과 비용으로 대별할 수 있는데 수입은 그 항목의 수가 제한되어 있고 단순하기 때문에 과목 설정에 별 어려움이 없으리라 보고 경상부분의 일반적인 형태로 나타내었으나 비용은 수입과 반대로 과목수가 많고 방대하여 경상 부분과 특별부문을 나눠서 표시하였다.
1) 수입
- 전기 (또는 전월) 이월금 : 전기(년), 또는 전월에서 헌금 및 기타 통화대용증권을 말한다. 여기에서 한 가지 유의해야 할 것은 미수금(타 기관에 빌려주었거나 외상 매출금 등), 차입금 등을 꼭 수치화해서 이월해야 한다. 즉, 현재 가지고 있는 현금에다 이 눈에 보이지 않는 무형의 현금을 꼭 더해야만 정확한 이월이 된다.
- 보조금 : 총회, 노회, 교회 기타 보조금 등
- 찬조금 : 간사헌금과 구별된다. 그리고 여기에다 첨가할 것은 물품을 누가 대신 기증해 주었을 때는 이것을 현재 시장 가격으로 환산하여 찬조금 명목으로 기재해야 한다. (예, 수련회 시 여전도회 성비 보조 - 원화 해서 찬조금 명목에 넣는다.) 굳이 이렇게 하는 것은 이래야 한 정확한 예산, 결산 규모가 산출되기 때문이다.
- 헌금 : 예배헌금, 감사헌금, 헌신예배 헌금 등, 개교회에서도 이것 하나하나 계정과목화 한다.
- 회비 : 대학부의 경우는 월회비로 유지될 수 있다. 이 때는 일반 회비라 하고 다른 과목으로 행사시 지출되는 회비 등은 특별회비로 설정한다.
- 지방(지구, 개체교회) 부담금 : 하부 기관에서 상부기관으로 주는 돈.
- 입회금 : 수련회 시의 입회금, 대개 지구나 지방, 전국에서는 수양회 예산과 결산을 정규 회계 에결산에 포함시키지 않고 별도로 운영하는데 별로 바람직스럽지 못하다. 전체 재정규모 파악에 혼동을 가져온다.
- 기타 수입금 : 기존 과목 외의 성격으로 수입된 제 수입금으로서 판매 수익금, 은행 이자 등. 한 가지 유의점은 쓰고 남은 돈을 처리하지 못하고 다시 수익금으로 돌려 이중 계산되는 일이 없어야 한다는 것이다. 이밀 재정 지출시 만전을 기해야만 하는 일이다.
2) 지출
(1) 경상지출
- 사무비 : 공문서 인쇄비, 발송비, 사무용품 구입비 등과 그 부대비용
- 인쇄비 : 학신보 발간비, 전도지 인쇄비 등. 인쇄물 중 그 금액의 중요성 정도가 큰 것을 주로 취급한다. 그 외의 것은 사무비로 한다.
- 공보비 : 취재비, 통신비(일반 사무 외적인 통신), 필름 현상비 등
- 홍보비 : 포스터 제작비, 현수막 제작 등 외부 홍보용 지출
- 섭외비 : 선물비, 접대비, 교통비 등 섭외의 대상에 관련된 지출
- 행사비 : 특별부문(수련회 등)이 아닌 소규모 행사에 따른 제비용, 제비용이라 함은 그 행사의 준비, 진행에 관련되어 지출된 금액뿐만 아니라 그 행사를 마치고 마무리 하는 데 들어간 경비까지도 포함하는 것이다(ex. 장소 사용료, 관리인 사례비, 수고한 분에 대한 선물비 등).
- 위원회경비 : 위원회 시의 다과비, 숙박비, 식사비, 사용 교회에 대한 감사헌금 등
- 위원활동비 : 순회회비, 업무 수행에 따른 교제비, 교통비 등
- 상납비 : 하부기관인 본 기관에서 상부기관에 내는 비용
- 경조비 : 축의금, 조의금
- 보조비 : 상부기관에서 본 기관으로 주는 보조금
- 예비비 : 예산 시에는 잡비, 결산 시에는 현금분실, 손실된 판매액 등 잡손실을 포함함.
(2) 특별 부문
- 사무비
- 강사사례비
- 취사비 : 주식, 부식, 취사용구 구입 및 사용비, 취사용 연료비
- 섭외비
- 교재비 : 핸드북, 성경공부 교재 등
- 공보비 : 취재, 통신비, 기록사진 현상비, 수양회 안내를 위한 제경비 등
- 교통비(운반비) : 인적 수송에 따른 경비가 클 경우는 교통비, 물적 수송에 따른 비용은 운반비
- 위생비 : 의약품 구입비, 병원비
- 선물비 : 수양회를 위해 은밀히 수고한 분들에 대한 감사의 표시
- 연료비 : 난방에 관계된 유류비나 전기료
- 관리비 : 시설 사용료(건물, 전화), 장소사용처에 대한 감사헌금
- 시설비 : 시설 설치비(전선, 스치로폴 등), 철수비용
- 홍보비 : 포스터, 현수막, 팜플랫 등의 발행비, 홍보물자 발송비
- 진행비 : 일반적으로 누락되기 쉬운 과목이다. 진행에 관계되는 게임 등의 상품비, 분필 구입비, 강의용 차트비, 그룹사운드 조성비, 메가폰 등에 들어가는 건전지 구입비 등
- 준비위원 활동비 : 순회비, 회의비, 식사비 등
- 예비비 : 잡지출
5. 기장법
- 장부 표제에 회계장부라는 표시와 소속을 반드시 표시한다. 보존을 위해 스카치 테이프로 붙여 번지거나 지워지지 않도록 한다.
- 장부와 결산보고서에 회계연도를 반드시 기입한다.
- 지출은 발생주의, 수입은 실현주의에 의해 기장한다.
- 첨부가능한 영수증은 재정 청구서 운용시 그 뒷면에 부착시킨다. 청구서 제도가 없는 경우는 따로 영수증 철을 마련한다(원면 서류부착 금지).
- 날짜 순으로 기장, 빈 공간은 사선을 긋는다. 부득이 해서 날짜를 앞 뒤 순서를 달리 했을 때는 그 사유를 밝히고 어쩔 수 없이 늦은 채로 기장한다.
- 몇 장을 오기로 삭제할 경우 그 장을 떼어 내서는 안되고 반드시 삭제한 장을 기록하고 회계가 서명 날인한다.
- 적자가 발생하였을 경우 (-)로 표시하지 말고 (-)금액보다 조금 많은 금액의 차입금을 표시하여 잔액이 항상 (+) 상태를 유지해야 한다. 실제로 차입금을 가져왔을 때도 같은 방법으로 처리한다.
- 매월(또는 매기) 마감하여야 하며, 그 결재는 2달 또는 1달에 한 번씩 위원장(및 지도부장) 또는 그 대리자에게 받는다. 수입, 지출이 전혀 없는 경우의 월은 전월 이월, 차월 이월의 같은 금액의 두 항목으로 마감한다.
- 결산서는 보고식으로 작성한다.
- 결산 시 계정 과목 순서는 금액의 크기에 따라 배열한다. 단, 전기 이원, 기타 수입금, 예비비(잡비), 차기 이월은 금액의 크기 여부에 관계 없이 앞 또는 뒤에 위치한다.
- 결산 시 대차 평균의 원리에 의해 기장한다. (전기이월+당기총수입 = 당기총지출+차기이월)
- 숫자의 기입시 오기는 반드시 붉은 볼펜으로 두 줄을 긋고 계인으로 날인한다. 계인은 정정인이고, 종이를 오려 붙이거나 수정액을 사용해서는 안 된다. 기록의 신빙성을 유지하기 위해서이다.